Poortwachtersfunctie

De poortwachtersfunctie van de notaris

De notaris heeft op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (hierna te noemen: Wwft) verplichtingen tot het doen van onderzoek en het melden van ongebruikelijke transacties.

De Wwft geldt voor bijna het gehele werkterrein van de notaris (met uitzondering van bepaalde werkzaamheden op het gebied van het familierecht).

Waar moeten wij precies onderzoek naar doen en wat houdt dit voor u in?

Onderzoek naar cliënten

Elke cliënt die een transactie door of bij de notaris wil laten uitvoeren moet zijn of haar identiteit door de notaris laten vaststellen en verifiëren. Het verifiëren van uw identiteit gebeurt aan de hand van een geldig paspoort, Nederlands rijbewijs, identiteitsbewijs, verblijfsdocument of in het geval van een rechtspersoon, een uittreksel van het handelsregister. Soms kan er aanvullend onderzoek nodig zijn als u of uw partner bijvoorbeeld een politiek prominente functie uitvoert (ook wel PEP genaamd, zie ook hierna) of als u in een staat woont die door de Europese Commissie is aangewezen als een hoger risico op witwassen en financieren van terrorisme. Dit geldt ook voor een vertegenwoordiger van de cliënt.

Onderzoek herkomst gelden

De notaris is verplicht onderzoek te doen naar de herkomst van gelden bij elke financiële transactie . Van de notaris wordt verwacht dat hij vragen stelt over de bron van het geld. Op grond hiervan vragen wij hoe u aan het geld komt waarmee u bijvoorbeeld de koop van een woning bekostigt.

Melding ongebruikelijke transacties (MOT)

Als notaris zijn wij verplicht om ongebruikelijke transacties, die te maken kunnen hebben met witwassen of het financieren van terrorisme te melden aan de Financial Intelligence Unit-Nederland (officieel FIU-Nederland)

Er zijn verschillende indicatoren voor ongebruikelijke transacties, een voorbeeld hiervan is een contante betaling van €10.000 of meer.

PEP

Zoals eerder vermeld kan er aanvullend onderzoek nodig zijn naar een cliënt, als deze cliënt moet worden aangemerkt als een PEP. Op grond van de Wwft is een PEP een politiek prominente persoon, iemand die een “gevoelige” functie uitvoert of de afgelopen 12 maanden heeft uitgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn een minister, staatssecretaris, lid van een hooggerechtshof, of bestuurder van een politieke partij. Ook de partners, kinderen, aanverwanten en ouders van iemand met een gevoelige functie worden aangemerkt als PEP. Wij moeten u op grond hiervan vragen naar uw functie of de functie van familieleden en aanverwanten om vast te stellen of u wordt aangemerkt als PEP en/of in uw situatie een aanvullend onderzoek nodig is.

UBO en pseudo-UBO

Als een rechtspersoon een transactie door of via de notaris wil laten uitvoeren dan moeten alle personen die meer dan 25% belang hebben in het kapitaal van de rechtspersoon of op andere wijze feitelijke zeggenschap hebben, bekend zijn bij de notaris. Deze personen worden UBO’s genoemd, oftewel Ultimate Benefical Owners. Deze identiteit blijkt vaak niet uit het uittreksel van het handelsregister, daarom vragen wij u om een aanvullende verklaring in te vullen. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon, als er geen natuurlijk persoon als UBO kan worden aangemerkt of als er twijfels bestaan dan moet op grond van de Wwft een natuurlijk persoon die behoort tot het hoger leidinggevend persoon van de rechtspersoon worden aangewezen als pseudo-UBO. Dit kan bijvoorbeeld één van de statutaire bestuurders van de rechtspersoon zijn.

Vanaf 27 september 2020 moeten de UBO’s ook worden ingeschreven in het UBO-register dat wordt gehouden door de Kamer van Koophandel.

De notaris heeft een geheimhoudingsplicht, maar moet een terugmelding doen aan het UBO-register als er een discrepantie wordt geconstateerd tussen de gegevens in het register en wat de notaris op basis van zijn onderzoek (Wwft- onderzoek, opgestelde of ontvangen (onderhandse) akten) heeft vastgesteld.

In dat geval kan de notaris zich niet beroepen op zijn geheimhoudingsplicht en zal hij bij de terugmelding aan het UBO-register bewijsstukken moeten aanleveren.

Tot slot

Deze verplichtingen vragen om extra inspanning van de notaris, maar ook van u als cliënt. Wij begrijpen dat dit niet altijd prettig is, maar het niet volgen van deze verplichtingen levert strafbare feiten op. Meer informatie over de Wwft kunt u vinden op de website van FIU-Nederland, www.fiu-nederland.nl